Zo maak je de perfecte briefing voor een copywriter – 7 tips! 

We hebben er het afgelopen jaar een heleboel gehad: briefings. Van ijzersterke briefings waarbij we slechts een paar aanvullende vragen hoefden te stellen, tot briefings met zinnen als: ‘we willen een vlotte tekst’ en ‘gebruik maar niet al te veel jargon’. In dit blog geven we je 7 tips voor het schrijven van een perfecte briefing.

Een nietszeggende briefing levert geen sprankelende tekst op. Natuurlijk zorgen goede copywriters ervoor dat zinnen lekker lopen, maar met een tekst vol vlotte zinnen ben je er nog niet. Je wilt dat de tekst aansluit bij jouw doelgroep en dat de boodschap van jouw organisatie goed wordt verteld. 

Tekstschrijvers kunnen helaas niet in jouw hoofd kijken, dus is het belangrijk dat je duidelijk opschrijft wat er in de tekst moet terugkomen. Zo weet je zeker dat een copywriter met de juiste informatie aan de slag gaat. Daarnaast bespaart een duidelijke briefing tijd en geld. Je voorkomt namelijk onnodige meetings en correctierondes. Redenen genoeg dus om aan de voorkant van het proces goed je huiswerk te doen. Zo schiet jouw copywriter meteen goed uit de startblokken.  

 1. Informatie over jouw organisatie

Begin bij het begin. Oftewel: stel jouw organisatie voor. Wie zijn jullie, wat doen jullie en wat is jullie missie. Zomaar wat vragen die je kan beantwoorden om de organisatie goed te introduceren. Houd ook rekening met informatie die wat minder voor de hand ligt zoals ‘welk probleem lossen jullie op voor de klant’ en ‘waarom komt een klant bij jullie in plaats van bij de concurrent’. Het is belangrijk voor een copywriter om een organisatie goed te leren kennen. Zo weten we bijvoorbeeld wat jouw organisatie onderscheidt van de concurrentie en dit levert unieke teksten op. 

 2. Omschrijf wat voor tekst moet worden geschreven

Wil je een nieuwe ‘over ons’ pagina, een brochure, social media teksten of heel wat anders? Schrijf goed op wat voor soort tekst je wilt ontvangen en hoe lang deze ongeveer moet zijn. Besteed je bijvoorbeeld 10 blogs uit? Dan is het belangrijk dat je niet alleen opschrijft ‘10 blogs’, maar bijvoorbeeld 10 blogs van ca. 500 woorden met een marge van 10%. Daarbij is het handig om in een aantal bullet points op te schrijven welke informatie in de tekst moet terugkomen. Maak je bijvoorbeeld een briefing van een producttekst, schrijf dan de kernmerken en voordelen van het product op.  

 3. Definieer het doel van de tekst

Een tekst kan verschillende schrijfdoelen hebben zoals: 

• Informeren 
• Inspireren 
• Adviseren 
• Emotioneren 
• Overtuigen 

Deze informatie is belangrijk bij het schrijven van een tekst, omdat het leidt tot een specifieke call to action (de actie die de lezer moet nemen na het lezen van een tekst). Een ‘over ons’ pagina kan bijvoorbeeld worden geschreven met het doel om te informeren of emotioneren. Dit kan leiden tot een gevoel van vertrouwen of sympathie voor jouw bedrijf. Bij een producttekst zal het doel over het algemeen meer gericht zijn op adviseren en overtuigen om zo de lezer over te laten gaan tot koop. 

 4. Stel de doelgroep voor

Wie gaat de tekst lezen? Bestaat jouw doelgroep voornamelijk uit jonge vrouwen, ouders of bijvoorbeeld mensen tussen de 50 en 60 jaar? Je zal begrijpen dat de doelgroep impact heeft op de communicatiestijl. Beschrijf daarom goed wie jouw doelgroep is, wat ze bezighoudt, tegen welke problemen ze aanlopen en waarom de doelgroep bij jou komt in plaats van de concurrent. Heb je andere interessante inzichten paraat over de doelgroep, schrijf dit dan ook op in de briefing!

 5. Sla de juiste toon aan

Zeg maar gewoon jij. Of misschien toch liever u? Bij ieder bedrijf past een andere tone of voice. Deze kan heel uitgebreid worden beschreven in een brand book waarin precies staat uitgelegd hoe een bedrijf ‘klinkt’. Van aanspreekvormen tot woordgrapjes. Uiteraard hartstikke handig voor een copywriter. Geen brand book op de plank? Geen paniek! Met een aantal vragen en een goed gesprek met een copywriter kom je ook achter de do’s en dont’s voor jouw tone of voice. Denk in ieder geval aan vragen als: 

• Met welke vorm spreek je jouw doelgroep aan: u of jij? 
• Gebruiken jullie wel of geen jargon in de communicatie? 
• Zijn er woorden die veel terugkomen in de communicatie? 
• Zijn er woorden die jullie het liefst vermijden? 

Eerlijkheid biedt ook dat wanneer er geen brand book met tone of voice beschikbaar is, er vaak tijdens de feedbackronde hier en daar wat wordt gesleuteld. Soms zie je pas wat je wel en niet mooi vindt als je het ziet staan. En dat hoeft natuurlijk helemaal geen ramp te zijn, want daar zijn feedbackrondes ook voor bedoeld.  

 6. Vergeet de praktische zaken niet

Het lijkt misschien een open deur, maar toch worden de praktische zaken vaak vergeten in een briefing. Wees duidelijk over wanneer je de definitieve teksten moet hebben en met wie de tekstschrijver contact kan opnemen bij vragen. Het is prettig als je het bij één contactpersoon houdt om miscommunicatie te voorkomen. Als we het over de tekst zelf hebben, bedenk dan of er bepaalde informatiebronnen zijn waar de copywriter input vandaan kan halen. Heb je een SEO-onderzoek liggen? Stuur deze dan ook mee met de briefing. Last but not least: heb je voorbeeldteksten (bijvoorbeeld van andere bedrijven) die je fantastisch vindt? Geef dit dan door aan de copywriter en vertel waarom je deze teksten goed vindt. 

 7. SEO voor optimale vindbaarheid

Een goede tekst is één, maar een goede tekst die niemand leest, daar heb je weinig aan. Daarom is SEO (search engine optimization) van groot belang. SEO bepaalt onder andere of jouw teksten naar voren komen in Google. Heb je een SEO-expert in huis die beschikt over de juiste zoekwoorden? Geef dit dan door aan de copywriter, dan kunnen de woorden op een natuurlijke manier in de tekst worden verwerkt. Heb je geen zoekwoorden beschikbaar? De meeste copywriters doen zelf ook SEO-onderzoek. Vraag vooraf aan de copywriter of hij of zij dit wil doen, zodat dit kan worden meegenomen in de planning en prijs.  

Met deze 7 tips schrijf je een perfecte briefing voor jouw copywriter. Het is slim om na het sturen van de briefing samen een afspraak in te plannen voor extra toelichting en aanvullende vragen van de copywriter. Zo weet je zeker dat jouw wensen en behoeften duidelijk zijn overgekomen. Alleen samen kom je tot het beste resultaat! 

We hopen dat deze 7 tips je helpen om een duidelijke briefing op papier te zetten. Wil je zeker weten dat je alle belangrijke informatie op papier hebt voor een copywriter? Werk samen met tekstbureau Vesper Concept. Wij hebben een briefing voor je klaarstaan die bestaat uit een simpele en duidelijke vragenlijst,  zodat jij alleen nog maar de antwoorden hoeft in te vullen.